Procesar el correo electrónico

En mi día a día el correo electrónico es la principal fuente de tareas. En cuanto a productividad es el no va más, porque nos permite atender las peticiones cuando nosotros estemos dispuestos a ello. Esto significa que no es como las llamadas o como cuando un cliente se planta en tu mesa, en cuyo caso debemos interrumpir todo lo que estemos haciendo para poder escuchar a nuestro interlocutor.

Con el correo electrónico no pasa eso, ya que podemos elegir leerlo cuando queramos. Una buena práctica es cerrar el correo electrónico mientras estamos realizando una tarea y abrirlo cuando la hayamos terminado o cada dos horas como máximo para asegurarnos de que no hay ninguna urgencia.

Otra buena práctica es utilizar un plugin para el envío programado de correos electrónicos. Yo trabajo con Mozilla Thunderbird y con Gmail, y ambos tienen un plugin que nos permite hacer esto. ¿Pero en qué consiste? La idea es enviar los correos electrónicos exactamente a la hora que nosotros queramos, es decir, obligar al programa gestor de correo a que lo envíe por nosotros dentro de dos horas, o a las 14h, o cuando digamos. Esto es fundamental para esos clientes que contestan al momento y es justo cuando has empezado con otra tarea, rompiéndote los esquemas y haciéndote perder el hilo de lo que estabas haciendo. Necesitamos centrarnos al 100% en lo que estamos haciendo y esas interrupciones son un problema que solucionamos con estos plugins.

¿Cómo lo proceso?

Es fundamental tener la bandeja de entrada vacía. Yo cuando abro el ordenador cada día tengo muchos correos que debo procesar, y eso es lo que hago: los proceso y los quito de la bandeja de entrada.

¿A qué me refiero con procesar? Pues los que no me sirvan los elimino, los que correspondan a tareas sencillas ejecuto la tarea rápidamente, etiqueto el correo con una categoría y lo archivo, y los que sean tareas más complejas, los etiqueto también, añado la tarea a la lista de tareas de Wunderlist (ya hablé de esto en un artículo) y los archivo. Y finalmente los que correspondan a un evento, cita o reunión debe ir directos a Google Calendar, ya que nos avisará con el tiempo que nosotros le marquemos.

Las etiquetas o categorías son funcionalidades que nos da Thunderbird o Gmail y nos permite categorizar los correos electrónicos. Las categorías pueden ser: proyecto1, proyecto2, proyecto3, etc… Y las etiquetas pueden ser: importante, pendiente, por planificar, etc… Esta forma de organizar el correo electrónico es fundamental para luego poder realizar búsquedas de forma rápida y poder encontrar el correo que necesitamos en el menor tiempo posible.

Pero lo más importante es tener la bandeja de entrada vacía. Esto nos dará una sensación de control y tranquilidad para poder realizar nuestro trabajo de forma adecuada.

Experto en la Gestión de Proyectos Web basados en Drupal con más de 8 años de experiencia. Desarrollo Full Stack (Front-end, Back-end, Site-Builder).

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