El log de tareas con Google Drive

Uno de los pilares básicos de mi productividad es el log de tareas que hago con Google Drive diariamente. Se trata de crear cada día un documento explicando qué se ha hecho, dónde se ha hecho, para quién se ha hecho y cuánto se ha tardado en hacerlo.

 

La estructura

En mi Google Drive tengo una carpeta llamada Proyectos donde tengo una carpeta diferente para cada empresa o proyecto individual. Dentro de ellas hay una carpeta por cada año en el que he trabajado allí y dentro de cada año una carpeta por cada mes. En la carpeta de cada mes hay un documento con el nombre del mes, y un documento por cada uno de los días que he trabajado en esa empresa/proyecto.

 

El documento diario

La primera página del documento diario es un índice enlazado a las páginas posteriores, ya que en cada una de esas páginas hay una tarea distinta. Esto significa que cada vez que escribo sobre una tarea hago un salto de página para escribir sobre la siguiente.

Cada tarea tiene la siguiente información:

  1. Título → Nombre del servicio o proyecto sobre el que se hace la tarea
  2. Subtítulo → Descripción en una línea de la tarea actual
  3. Tiempo → Tiempo invertido en esa tarea
  4. Descripción → Texto descriptivo para explicar qué se ha hecho con el mayor número de detalles posibles: con quién se ha interactuado, qué códigos se han tocado, etc…

En el índice de la página encontraremos un listado de estas tareas en dos líneas por cada una de ellas: título y subtítulo, es decir, dónde y qué. Estas dos líneas serán un enlace que al hacer click en él nos llevará de forma directa a la página donde está esa tarea.

 

El documento mensual

El documento mensual tendrá un listado de días trabajados que contendrán los enlaces a las tareas, es decir, el contenido de la primera página de cada documento diario. De esta forma podremos encontrar el nombre del día (ejemplo, 22 Viernes) seguido de todas las tareas realizadas ese día, y debajo lo mismo con el siguiente día, y así hasta terminar el mes. Esas tareas mantendrán el enlace que nos llevará al hacer click al documento exacto y la página con la información de esa tarea.

 

El sentido de esto

Lo reconozco, tengo memoria de pez. Esta forma de trabajar implica un esfuerzo mayúsculo de recopilación de información, pero tiene una recompensa brutal: encontrar lo qué se hizo y cómo de forma rápida. Con este sistema he ahorrado mucho tiempo en tareas en las que he necesitado información de este tipo y que ni por asomo era capaz de recordar de forma natural. Cuando tengo que saber qué hice en un proyecto, simplemente voy mes por mes abriendo el documento mensual y con CTRL+F buscando el nombre del proyecto.

Una vez encontrada la tarea, hago click y me informo de lo que hice.

Experto en la Gestión de Proyectos Web basados en Drupal con más de 8 años de experiencia. Desarrollo Full Stack (Front-end, Back-end, Site-Builder).

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